Normas, Procedimentos e Diretrizes do Fluxo de Solicitação, Cotação, Contratação, Execução e Validação de Serviços na plataforma Buy4Agro.

VERSÃO: 1.0.0

VIGÊNCIA A PARTIR DE: 05 DE SETEMBRO DE 2026

1.           OBJETIVO E ÂMBITO DE APLICAÇÃO

Este Regulamento estabelece as normas, condições, diretrizes e etapas procedimentais aplicáveis ao fluxo operacional de solicitação, cotação, contratação, execução e validação de SERVIÇOS disponibilizados por meio da plataforma eletrônica mantida pela BUY4AGRO LTDA., sociedade empresária limitada, inscrita no CNPJ sob o nº 08.312.033/0001-89, aplicando-se integral e indistintamente a todos os CLIENTES devidamente cadastrados e qualificados como produtores rurais e aos FORNECEDORES habilitados para a prestação de serviços no ambiente da plataforma.

O presente documento constitui parte integrante e indissociável dos Termos Gerais de Uso e dos Termos Específicos de Uso para Fornecedores da BUY4AGRO, vinculando as partes exclusivamente no que tange à disciplina do fluxo de contratação e operacionalização de serviços. Em caso de divergência, aparente ou formal, entre as disposições deste Regulamento e os referidos Termos Gerais ou Específicos, prevalecerão expressamente os instrumentos principais, aos quais este Regulamento se subordina hierarquicamente como norma de detalhamento operacional.

2.           DEFINIÇÕES ESSENCIAIS

Para os fins exclusivos deste Regulamento, aplicam-se as seguintes definições conceituais:

2.1.      SERVIÇO: atividade, prestação de fato, empreitada operacional ou técnica ofertada por FORNECEDOR por meio da plataforma e passível de cotação e contratação por CLIENTE. Os serviços estão em conformidade com os segmentos, atividades, descrições e escopo técnico previamente homologados no catálogo de serviços da BUY4AGRO.

2.2.      SOLICITAÇÃO DE SERVIÇO: pedido feito pelo Cliente no aplicativo, restrito ao município da propriedade.

2.3.      ESCOPO TÉCNICO: conjunto de perguntas (obrigatórias e opcionais) que o Cliente responde ao solicitar o serviço. Essas respostas integram a cotação, o pool e a futura Ordem de Serviço.

2.4.      JANELA DE AGENDAMENTO: data em que o Cliente deseja que o serviço inicie, mais a tolerância em dias informada na solicitação. O Fornecedor pode propor outra data em sua proposta, caso não tenha disponibilidade na data original.

2.5.      JANELA DE EXECUÇÃO: período de execução do serviço, calculado automaticamente pelo sistema a partir da Janela de Agendamento adicionado Tempo de Execução Estimado informado pelo Fornecedor. Acompanha a cotação, o pool e a Ordem de Serviço.

2.6.      TEMPO DE EXECUÇÃO ESTIMADO: quantidade de dias que o Fornecedor informa na proposta para concluir o serviço. Com ele, o sistema calcula automaticamente as datas de início e fim da Janela de Execução.

2.7.      POOL DE SERVIÇOS: oferta individual e exclusiva gerada para o Cliente que solicitou a cotação. Mostra o descritivo do serviço, o escopo técnico, o preço, a condição de pagamento, a Janela de Execução e as taxas.

2.8.      ORDEM DE SERVIÇO (OS): documento gerado automaticamente quando o Cliente adere ao pool. Cada serviço contratado gera uma OS própria e independente, com seus dados, propriedades, quantidades, o prestador de serviço e a Janela de Execução.

2.9.      FORNECEDOR ELEGÍVEL: Fornecedor habilitado para serviços, com cadastro ativo, Limite Operacional disponível e sem nenhum fator de inelegibilidade previsto neste Regulamento ou nos Termos.

3.           DA SOLICITAÇÃO DE SERVIÇO

3.1.      O Cliente solicita o serviço no aplicativo, restrito ao município da propriedade onde o serviço será feito.

3.2.      O Cliente responde às perguntas do Escopo Técnico. As perguntas obrigatórias precisam ser respondidas para a solicitação ser finalizada: sem resposta completa, ela não chega a ser enviada. O Cliente também informa a Quantidade e a Unidade do serviço (ex.: 40 hectares, 10 toneladas), a condição de pagamento pretendida, o prazo de cotação e a Janela de Agendamento. Serviços não trabalham com limite mínimo e máximo de volume: o produtor não pode alterar nem ampliar o volume de um serviço em andamento, para não impactar o agendamento de outros clientes. Se precisar de mais volume, abre uma nova solicitação.

3.3.      O Cliente informa se exige a emissão de Nota Fiscal de Serviço (NFS). Essa marcação acompanha a cotação, o pool e a OS, sem nenhuma cobrança do sistema. Importante: a resposta do produtor não define a obrigatoriedade do documento. Mesmo marcando que não exige, o Fornecedor pode anexar e emitir a NFS na plataforma após a conclusão do serviço.

3.4.      O prazo de cotação segue os horários comerciais da plataforma, como já acontece com os produtos.

3.5.      A solicitação entra no status “Aguardando Análise” e segue as mesmas tratativas das solicitações de produtos. A BUY4AGRO pode recusar solicitações que não atendam aos critérios da plataforma. O sistema identifica internamente quais serviços do catálogo possuem ou não prestadores ativos cadastrados: se o produtor tentar solicitar um serviço sem fornecedores disponíveis, a plataforma exibe um alerta antes da finalização, informando que a BUY4AGRO fará uma busca ativa no mercado, mas que o atendimento dependerá dessa prospecção externa.

4.           DA COTAÇÃO DE SERVIÇOS

4.1.      Aprovada a solicitação, ela vira cotação (status “Cotação Solicitada”) e é enviada apenas aos Fornecedores Elegíveis, respeitando a linha de atuação, os limites geográficos, as listas de restrições e o Limite Operacional — exatamente como é feito com produtos.

4.2.      O Fornecedor analisa o Escopo Técnico e envia sua proposta com preço e condições de pagamento e, se quiser, observações e exigências próprias. Na proposta, o Fornecedor também pode:

4.2.1.  ajustar a Quantidade e a Unidade de medida (ex.: o produtor pediu aplicação para 40 hectares, mas o fornecedor cobra por tonelada aplicada — ele ajusta quantidade e unidade);

4.2.2.  propor outra data para o serviço, caso não tenha disponibilidade na Data Desejada original; e informar o Tempo de Execução Estimado (em dias), a partir do qual o sistema calcula automaticamente a Janela de Execução. Esses dados de agendamento e execução acompanham a cotação, o pool e a Ordem de Serviço.

4.3.      Os prazos, envios e status da cotação seguem as mesmas regras das cotações de produtos.

5.           DA ANÁLISE E APROVAÇÃO

5.1.      Encerrado o prazo de resposta, a cotação entra em “Cotação em Análise”, como nos produtos.

5.2.      A BUY4AGRO analisa as propostas e contempla por critérios internos a melhor oferta, ou mais de uma, conforme as regras da plataforma, gerando o pool de serviço. O status muda para “Pool Gerado”.

5.3.      Quando houver propostas equivalentes, aplicam-se, quando fizer sentido para serviços, os critérios do Regulamento de Classificação e Desempate de Cotações.

6.           DO POOL DE SERVIÇOS

6.1.      O pool é uma oferta individual e exclusiva do produtor solicitante, sob a legenda “Pool de serviços” e o status “Pool em Andamento”.

6.2.      A adesão é facultativa e segue as mesmas regras dos pools de produtos: exigências documentais por tipo de pagamento, listas de restrições e vedação à adesão parcial (se aderir, adere à totalidade do volume cotado).

7.           DA ADESÃO E DA GERAÇÃO DA ORDEM DE SERVIÇO (OS)

7.1.      A adesão é apenas o aceite do Cliente às condições exibidas no pool — aquelas que ele mesmo solicitou e que os Fornecedores responderam em forma de proposta. Neste momento o Cliente não informa nada novo: ele simplesmente analisa o Pool e adere ou não. As propriedades onde o serviço será feito já constam da solicitação e do Escopo Técnico, e a confirmação da adesão gera imediatamente a Ordem de Serviço.

7.2.      Na adesão, o Cliente fica obrigado à contratação pela totalidade do volume cotado.

7.3.      A OS é gerada antes da análise do fornecedor. Neste momento, o Fornecedor descobre quem é o Cliente e exatamente onde fica a propriedade — dados que, até aqui, estavam protegidos pela plataforma. Assim o Fornecedor pode, se quiser, validar as condições da propriedade antes de aprovar. Neste momento o status muda para “Análise Fornecedor”. Toda a comunicação (mensageria) segue o mesmo padrão usado nos produtos, em todas as etapas do fluxo.

8.           DA ANÁLISE PELO FORNECEDOR

8.1.      No status “Análise Fornecedor”, o Fornecedor acessa os dados cadastrais e financeiros do Cliente para analisar o crédito, como acontece nos produtos, respeitando a LGPD.

8.2.      No momento da geração do pool é definido um prazo, em horas, para o Fornecedor analisar a adesão — como já é feito com produtos para emissão de NF. Se o prazo terminar sem análise, o pool recebe a legenda “Análise em Atraso”.

8.3.      Se rejeitar, o Fornecedor cancela a adesão informando o motivo. A OS é cancelada e o status vira “Cancelado – Análise”.

8.4.      Nesse caso, o sistema inclui automaticamente o Cliente na lista de Clientes com Restrições do Fornecedor e o Fornecedor na lista de Fornecedores Bloqueados do Cliente — igual ao que já acontece com produtos, em que o bloqueio cruzado ocorre quando o fornecedor avalia o cadastro do produtor depois da adesão e cancela por não aprovação.

8.5.      O Fornecedor responde sozinho pela decisão de cancelar, mantendo a BUY4AGRO indene em caso de erro grosseiro ou cancelamento sem justificativa, conforme previsto nos Termos.

8.6.      Aprovada a análise, o status avança para “Serviço Agendado – Pool Finalizado”.

9.           SERVIÇO AGENDADO – POOL FINALIZADO

9.1.      A partir deste status, a BUY4AGRO não tem mais qualquer responsabilidade sobre o serviço e a execução passa a ser assunto entre Cliente e Fornecedor.

9.2.      O fluxo, porém, permanece e o status permanece até o fim da Janela de Execução.

9.3.      Encerrada a Janela de Execução, o status muda automaticamente para “Aguardando Avaliação”, que permanece por 7 (sete) dias — período que coincide com o vencimento das cobranças.

9.4.      Se o produtor não avaliar e não contestar o serviço dentro desses 7 dias, o status muda automaticamente para “Serviço Finalizado”, encerrando o fluxo.

9.5.      Em qualquer momento desse acompanhamento, a execução do serviço é assunto exclusivo entre Cliente e Fornecedor, tratados diretamente entre si. A BUY4AGRO foi a intermediadora que uniu as partes e não acompanha nem controla a execução.

9.6.      A BUY4AGRO emite a nota fiscal e o boleto da comissão para o Fornecedor, sempre com base nos valores das Ordens de Serviço (OS), e cobra a Taxa BUY4AGRO do produtor, quando houver.

9.7.      O vencimento dessas cobranças é 7 (sete) dias após a última data da Janela de Execução, tanto para o Fornecedor quanto para o produtor.

9.8.      A NFS do serviço é obrigação do Fornecedor, emitida diretamente ao produtor, sem qualquer responsabilidade da BUY4AGRO.

9.9.      Diferentemente dos pools de produtos, em que o upload das NFs é obrigatório para a finalização do pool, nos pools de serviços o upload de notas fiscais é opcional e a sua ausência não gera o status de “Faturamento em Atraso”.

10.        DA VALIDAÇÃO E AVALIAÇÃO DO SERVIÇO

10.1.    O canal de validação do serviço fica aberto durante os períodos de “Serviço Agendado – Pool Finalizado” e “Aguardando Avaliação”.

10.2.    Para validar o Serviço e avaliar o Fornecedor, o produtor precisa acessar via aplicativo “Minhas Adesões”, localizar, acessar o “Pool de Serviço” que deseja e responder as seguintes perguntas:

10.2.1.              “Serviço concluído?”.

(i)           Respondendo “Sim”, abre-se a pergunta “Recomendo este Fornecedor?”, com espaço para descrever o motivo. O status muda para “Serviço Avaliado”.

(ii)         Respondendo “Não”, abre-se a contestação e o status muda para “Serviço Contestado”, e o sistema avisa o Fornecedor.

10.3.    Tanto a “não recomendação” quanto a contestação incluem o Fornecedor automaticamente na lista de CNPJs bloqueados do produtor. Isso fica claro para o produtor na hora de validar negativamente ou contestar.

10.4.    A inclusão automatizada decorrente da não recomendação ou contestação não possui caráter punitivo ou permanente e permanece sujeita à gestão do Cliente, podendo ser por ele revertida a qualquer tempo via ‘Perfil’, nos mesmos termos previstos nos Termos Gerais de Uso.

10.5.    “Serviço Contestado” compõe a inelegibilidade do Fornecedor.

11.        DA CONTESTAÇÃO

11.1.    A contestação é do serviço, não do pool. O pool permanece finalizado para a BUY4AGRO; a contestação apenas muda a legenda.

11.2.    Havendo contestação, a BUY4AGRO credita ou anula a taxa do produtor imediatamente, quando houver, no próprio momento da contestação, sem aprovação de ninguém — afinal, se o produtor contestou, é porque respondeu “Não” à pergunta “Serviço concluído?”. O produtor é informado conforme previsto neste Regulamento. Isso é um gesto comercial, não um veredito, e não significa que a BUY4AGRO reconheça culpa.

11.3.    A comissão do Fornecedor não é devolvida: a conexão entre as partes foi feita, e a BUY4AGRO não é responsável pela execução do serviço.

11.4.    Com o status “Serviço Contestado”, abre-se campo para o Fornecedor contrapor. O Fornecedor não tem prazo para contrapor, mas enquanto não contrapor, permanece como inelegível para novas cotações. A necessidade e urgência em contrapor é do próprio Fornecedor.

11.5.    A resposta do Fornecedor chega somente à BUY4AGRO — não existe discussão entre Cliente e Fornecedor dentro da plataforma. Analisada a resposta, a BUY4AGRO pode mudar a legenda para ‘Serviço com Divergências’ (visível ao Fornecedor, à BUY4AGRO e, de forma informativa ao Cliente, que não terá acesso ao conteúdo da divergência, apenas ao desfecho do fluxo), ou, em casos graves, tomar decisões internas, inclusive o bloqueio do Fornecedor. Enquanto não houver essa análise, o Fornecedor permanece inelegível.

11.6.    Os motivos da contestação e a contraposição ficam gravados nos detalhes do pool. O produtor não pode ver a resposta do Fornecedor.

11.7.    A BUY4AGRO registra o número de contestações de cada produtor, visível apenas para a BUY4AGRO. Em casos recorrentes de contestações injustificadas, a BUY4AGRO, seguindo critérios internos pré-definidos, poderá restringir novas solicitações de serviços ou aplicar suspensão do produtor, observada a notificação prévia e a oportunidade de defesa prevista nos Termos Gerais de Uso.

12.        DA FINALIZAÇÃO

12.1.    O fluxo de serviço é considerado finalizado quando atinge um destes status:

12.1.1.              “Cancelado – Análise”;

12.1.2.              “Serviço Avaliado”;

12.1.3.              “Serviço Contestado”;

12.1.4.              “Serviço com Divergências”;

12.1.5.              “Serviço Finalizado”.

12.2.    O status de “Serviço Agendado – Pool Finalizado” não é legenda de finalização de fluxo, mas sim de conclusão da etapa Buy4agro de intermediação conforme descrito no item 9.

13.        VIGÊNCIA E ALTERAÇÕES

13.1.    A BUY4AGRO pode revisar e atualizar este Regulamento, com controle de versão, notificando via aplicativo, web, WhatsApp ou e-mail. O uso contínuo da plataforma implica concordância.

13.2.    As mudanças valem para as solicitações feitas depois da alteração.

13.3.    Aplicam-se o foro e as demais regras gerais dos Termos Gerais.